Coordinación de proveedores en WhatsApp
Catering por un grupo, audio por otro, escenografía por un tercero. Treinta proveedores en treinta grupos de WhatsApp, sin histórico que consultar cuando algo cambia.
Productoras de eventos, experiencias y activaciones con calendario lleno.
Subir el ritmo de eventos sin que la operación se rompa.
Cuatro módulos pensados para la velocidad del evento: coordinación de proveedores, briefings vivos, runners de día y reporte post-evento. Para que el caos del evento se quede en el escenario y vuestra operación pueda subir el ritmo.
01 LO QUE VEMOS
Cuatro fricciones que se repiten en productoras de eventos con calendario lleno.
Briefings que cambian cada hora
El cliente pide un cambio. Llega por email. Se reenvía a tres proveedores. Dos lo aplican, uno se entera tarde. El día del evento, hay versiones distintas.
Día del evento dependiente de memoria
Tres personas en el suelo conocen el plan completo. Si una se ausenta, el equipo pierde contexto crítico. Todo el operativo depende de quién está despierto en ese momento.
Post-evento que tarda dos semanas en cerrarse
Recopilar facturas, fotos, métricas, feedback del cliente. Dos semanas después del evento, el equipo sigue cerrando un evento que ya pasó mientras empieza el siguiente.
02 QUÉ CONSTRUIMOS
El sistema completo de la productora, en cuatro módulos.
Coordinación de proveedores centralizada
Un hub por evento donde todos los proveedores ven su parte y el histórico de comunicaciones. WhatsApp queda solo para urgencias del día.
- Hub único por evento con accesos por proveedor
- Histórico de comunicaciones consultable
- Cambios visibles para todos los implicados
- Integración con WhatsApp para urgencias
Servicio asociado 02 Automatización
Briefings vivos con histórico de cambios
El briefing es un documento vivo con versionado. Cuando algo cambia, el sistema notifica a los afectados con el diff. Todos llegan al evento con la misma versión en la mano.
- Briefing vivo con versionado automático
- Notificación de cambios a afectados
- Diff visible entre versiones
- Aprobación de cliente integrada al flujo
Servicio asociado 01 Productividad IA
Runner de día asistido por IA
El día del evento, el equipo consulta al agente cuando antes tenían que buscar a quien lo sabía. Quién tiene qué tarea, qué viene después, dónde está tal proveedor. Todo en el móvil, al momento.
- Agente conversacional accesible desde móvil
- Consulta de runner, tareas y proveedores en vivo
- Alertas de hitos críticos al canal correcto
- Registro automático de incidencias
Servicio asociado 03 Agentes IA
Reporte post-evento automatizado
Facturas, fotos, métricas y feedback del cliente recopilados automáticamente. El reporte sale al día siguiente del evento.
- Recopilación automática de facturas y assets
- Generación de reporte cliente con un clic
- Métricas de evento (asistencia, NPS, engagement)
- Cierre administrativo automatizado
Servicio asociado 02 Automatización + 04 Consultoría
04 THE AGENCY AUDIT · 5 MINUTOS
Antes de elegir servicio,
identifica tu cuello de botella.
Una auditoría guiada que diagnostica el cuello de botella de tu operación y te devuelve un plan de 30 días. Sin registro, sin llamada de venta, sin PDFs de 80 páginas.
- 01 9 preguntas sobre cómo funciona tu negocio hoy
- 02 Score de madurez operativa y dónde está el cuello
- 03 Servicio recomendado y plan de acción a 30 días
04 RESULTADO
Tres métricas que mueven la productora de eventos.
1 hub Proveedores centralizados
Un solo sitio donde vive todo el evento. WhatsApp queda solo para urgencias del día.
−80% Tiempo post-evento
Tiempo de cierre post-evento, contra las dos semanas del flujo manual previo.
0 Mensajes perdidos
Cambios de briefing notificados a afectados de forma automática. Todos llegan al evento con la misma versión en la mano.
Caso anonimizado · productora de eventos · 14 personas
−80%
Tiempo de cierre post-evento, contra las dos semanas del flujo previo.
Estábamos cerrando un evento mientras empezaba el siguiente. El reporte post-evento ahora sale al día siguiente del evento. Hemos podido subir el ritmo sin contratar a nadie más.
- Implementación
- 7 semanas
- Personas afectadas
- 14 del equipo
- Módulos vivos
- 4 módulos activos
06 OTRAS SOLUCIONES
Mismo método, soluciones adaptadas al lenguaje de cada sector.